Zufrieden in der Büroumgebung?

Forschungsteam der FH Münster entwickelt Arbeitsplatzbewertungstool offix – jetzt auch für Unternehmen verfügbar

© FH Münster / Michelle Liedtke

Münster, 12. September 2023. Wie zufrieden sind Sie heute mit Ihrer Büroumgebung? Über das Feedbackinstrument offix können Mitarbeitende in Unternehmen oder Organisationen tagesaktuell je nach aktueller Tätigkeit etwa die Umgebungsbeleuchtung, IT-Ausstattung oder Büromöblierung bewerten. Nach einer zweijährigen Pilotphase ist das Online-Bewertungstool nun für Unternehmen verfügbar. Die gewonnenen Daten helfen dabei, die Büros optimal zu gestalten, die Zufriedenheit und somit Produktivität der Mitarbeitenden zu steigern, eine Übersicht über die Nutzung der Fläche zu erhalten und eine partizipative Arbeitskultur zu fördern.

Entwickelt wurde offix von Doktorandin Victoria Dávalos in Zusammenarbeit mit Prof. Ulrich Blum und Jimena Gálvez Paredes vom Fachbereich Architektur der FH Münster, der Münster School of Architecture (MSA). „Aus der Forschung wissen wir, dass Menschen engagierter, motivierter und letztlich produktiver sind und arbeiten, wenn im Unternehmen Partizipation gelebt wird und ihre Meinung Gehör findet“, erklärt Dávalos. offix sei daher ein Werkzeug, um die individuelle Wahrnehmung der Mitarbeitenden zu erfragen und in Entscheidungen einzubeziehen. Tagesaktuelle Daten und auch Langzeiterhebungen über die Zufriedenheit der Beschäftigten in den Büros seien wertvoll für Planer*innen, das Facility- oder Personalmanagement, um das Arbeitsumfeld zu optimieren. „Denn der physische Raum hat einen großen Einfluss auf die Zufriedenheit von Menschen“, so die wissenschaftliche Mitarbeiterin.

Und so funktioniert offix: Über QR-Codes in ihren Büros oder E-Mails gelangen die Teilnehmenden zur Online-Umfrage. Hier können sie tagesaktuell etwa die Beleuchtung, Temperatur, Luftqualität, Wandgestaltung, Raumausstattung, Privatsphäre oder Akustik in ihrer individuellen Wahrnehmung bewerten. „Eine tägliche Teilnahme ist kein Muss, die Mitarbeitenden haben aber jederzeit die Möglichkeit dazu – das fördert die Partizipationskultur“, erklärt Dávalos. So lassen sich Rückschlüsse ziehen, wie geeignet die Umgebung für verschiedene Tätigkeiten, Jahreszeiten, Arbeitsweisen und Witterungsbedingungen ist. Die Daten werden in Dashboards – grafischen Elementen zur Visualisierung von Daten – in Echtzeit abgebildet. Aus Datenschutzgründen werden die Daten für den jeweiligen Raum gebündelt angezeigt. Das offix-Team bietet Beratung an, welche Schlüsse sich aus den gewonnenen Daten für die Planung ziehen lassen. Bei Interesse bittet das Team um Anfragen an offix@fh-muenster.de.

In einer Pilotphase hat das Team offix zunächst mit fünf Unternehmen getestet und die Theorie und Programmierung dahinter stetig verbessert. „Das ausgereifte Produkt ist als Dienstleistung zu verstehen. Wir möchten es nun auch weiteren Unternehmen und Organisationen anbieten“, so Dávalos. Das Tool richtet sich primär an Unternehmen, die vor einem Neubau, Umzug oder einer Renovierung stehen, um die Büroräume mit den gewonnenen Daten optimal nach den Bedürfnissen der Mitarbeitenden ausrichten zu können. „Es dient allerdings auch dazu, ad hoc Dinge anzupassen, ohne größere Budgets zur Verfügung zu haben. Denn mit den gewonnenen Daten lassen sich auch Kleinigkeiten in Büros schnell umsetzen.“

Die Büros zu optimieren lohne sich, ist Dávalos überzeugt: „Laut Studien machen der Bau und Betrieb des Bürogebäudes – über eine Dauer von circa 50 Jahren gerechnet – in einer Firma nur rund zehn Prozent der Gesamtbetriebskosten aus. Fast 90 Prozent entfallen auf die Gehälter der Mitarbeitenden. Es rentiert sich also langfristig, in die Büroumgebung zu investieren, um die Zufriedenheit und Produktivität der Mitarbeitenden zu steigern.“ Standardisierung habe ausgedient, ist auch Blum überzeugt: „Immer mehr Unternehmen erkennen, dass Einheitslösungen für verschiedene Tätigkeitsprofile oder Befindlichkeiten nicht zielführend sind.“ Die Büroplanung müsse auf individuelle Nuancen eingehen können, dabei helfe ein strukturiertes Befragungstool wie offix. „Die meisten denken beim Thema Smart Buildings zunächst an Sensoren und die Vernetzung von Servern, dabei kann der Mensch mit seinen differenzierten Sinnen viel mehr erfassen als jeder Sensor. Wirklich smarte Gebäude nutzen deshalb in einem Feedbackprozess neben Sensoren die kollektive Intelligenz der Nutzerinnen und Nutzer“, so der Architekturprofessor.

Originalmeldung:
https://www.fh-muenster.de/hochschule/aktuelles/pressemitteilungen.php?madid=9341